Funkcije koje nam donosi Office 365

Veliki broj korisnika aplikacija koje dolaze uz klasičan Office na pomen Office-a 365 reaguje zbunjeno i često pomisle da se radi o nekom novom softverskom rešenju. Međutim Office 365 predstavlja unapredjenu varijantu klasičnog Office-a sa nizom novih mogucnosti i nizom prednosti.

U prethodnim tekstovima o Office-u 365 pisali smo o nekim opštim prednostima koje donosi Office 365, kao i o načinima plaćanja licence za Office 365.  U ovom tekstu fokus će nam biti na detaljnom objašnjenju funkcija koje pored uobičajenih Office alata donosi Office 365 i šta one znače za krajnjeg korisnika.

Pa da krenemo…

#1 Mogućnost prenosa podataka u „oblak“ pomoću OneDrive koji dolazi uz Office 365 pretplatu

 

 

Uz Office 365 pretplatu dobijate 1TB skladištenog prostora na OneDrive platformi dok klasičan Office uopšte nema ovu funkciju. Terabajt ovog prostora možete da koristite kao dodatak vašem hard disku ili kao backup.

Naravno, kada god je reč o skladištenju podataka u CLOUD-u postavlja se pitanje kolika je bezbednost naših podataka. To pitanje postavljaju i korisnici Office 365.

Sve kompanije koje se bave data storage-om stalno naglašavaju da je bezbednost podataka njihov primarni fokus, što se pokazalo kao tačno s obzirom da za sada nismo imali slučaj hakovanja nekog od najpoznatijih servisa za skladištenje podataka u CLOUD-u.

Iako dobar broj velikih kompanija i dalje forsira rešanja zasnovana na sopstvenoj infrastrukturi, CLOUD rešenja mogu dovesti do značajnih ušteda kod malih i srednjih preduzeća.

Takođe, ukoliko 1TB prostora za skladištenje fajlova koji dobijate uz Office 365 ne zadovoljava vaše potrebe možete kupiti dodatni prostor po mesečnoj ceni od 1,99$ za 50GB.

Prednosti skladištenja podataka u CLOUD-u:

1. Podaci su dostupne gde god da se nalazite
2. Cena- OneDrive dobijate uz paket Office 365
3. Mogućnost lakog deljenja podataka

Sa druge strane kao korisnik Office-a 365 imate pristup online aplikacijama kao što je Excel, Word, PowerPoint….  što znači da ćete uz pomoć OneDrive-a i ovih online aplikacija moći da radite na dokumentima sa bilo koje lokacije, a sve izmene će se automatski sačuvati na OneDrve-u.

#2 Video konferencije u okviru Office 365

 

Sve dinamičnije poslovano okruženje i sve veći broj obaveza od mnogih menadžera i radnika zahteva često odsustvo iz kancelarije i odlazak na teren. Kada tome dodamo veliki broj zaposlenih koji rade u udaljenim poslovnim jedinicama onda dolazimo do toga da organizovanje sastanaka može zahtevati izuzetno veliki organizacioni ali i materijani napor. Iz tog razloga često se dešava da organizovanje sastanaka predstavlja pravu noćnu moru.

 

 

Sagledavajući potrebe tržišta Microsoft je došao do zaključka da bi postojanje adekvatnog sistema za održavanje sastanaka putem interneta rešilo veliki problem mnogim kompanijama. Tako je nastao Skype for Business (ranije Lync), platforma za video konferencije koja je takođe sastavni deo Office-a 365. Pomoću Skype for Business moguće je voditi video i audio sastanke koji broje maksimum 250 članova.

Skype for Business omogućava da podelite ekrana sa ostalim učesnicima sastanka jednim kilkom  i prezentujete vaše rešenje. Takođe, omogućeno je i  hvatanje beležaka u realnom vremenu. Pored video i audio sastanaka komunikacija se može voditi i putem takozvanih trenutnih poruka. Trenutne poruke možete aktivirati tako što ćete kliknuti dva puta na sliku osobe koja se nalazi u vašim kontaktima koju hoćete da kontaktirate na taj način.

#3 Microsoft Exchange Online

 

Uz određenje pakete Office-a 365 stiže i mailbox sa 50 GB prostora i mogućnost sinhronizacije kalendara. Takođe, sama adresa može da sadrži ime vaše firme. Po nekim procenama Microsoft Exchange Online trenutno pokriva oko 31% CLOUD tržišta što govori o negovoj sigurnosti i popularnosti.

Sa druge strane instaliranje sopstvenog Exchange servera zahteva značajna ulaganja u oprem, softver, održavanje servera kao i adekvatnu antivirusnu zaštit što može predstavljati značajan trošak, dok u sklopu Office 365 Exchange Online dobijate po znatno nižoj ceni.

#4 SharePoint

 

Često se kaže da je najvredniji resurs kojim raspolaže jedna kompanija pored zaposlenih raspolaganje informacijama. Međutim neretko se dešava da je do informacija veoma teško doći bez obzira što postoje u samom preduzeću. Razlog za to je što su informacije „razbacane“ po različitim sektorima firme.

E tu na scenu stupa SharePoint….

Dok OneDrive služi za skladištenje podataka koje koristi pojedinac i povremeno deli sa drugima SharePoint kao što sam naziv kaže predstavlja lokaciju za deljenje informacija sa članova tima, celom kompanijom ili sa klijentima.

SharePoint je zapravo web lokacija kojoj mogu da pristupe samo osobe koje imaju dozvoju za to. Namena SharePointa je da na njemu skladištite dokumente kojim će pristup imati svi članovi tima(svi zaposleni u kompaniji ili klijenti) i koji će zajedno sa vama raditi na tim istim dokumentima. Takođe, u SharePointu postoje i podlokacije timova kojima ne mogu da pristupe sve osobe koje imaju pristup lokaciji tima već samo one koje imaju dozvolu. Često se koriste za rad sa klijentima i eksternim partnerima.

#5 Yammer – Društvena mreža za poslovne svrhe

 

Servisi za internu komunikaciju su neophodni svakoj kompanije bez obzira na veličinu. Email kao oblik komunikacije se i dalje koristi. Međutim kada je potrebno da se obratite celoj kompaniji ili određenoj grupi zaposlenih to postaje poprilično nezgodno. Zbog toga je Microsoft dodao Yammer u Office 365.

Yammer predstavlja poslovnu društvenu mrežu koja je namenjena povezivanju sa kolegama. Na taj način uštedećete dosta vremena i olakšati poslovanje. Mreži se mogu priključiti zaposleni u vašoj organizaciji ali moguće je i kreiranje spoljnih grupa sa eksterni saradnicima.

Komunikacija sa odvija tako što korisnik može da postavi određeni post, ili da podeli neki fajl. Takođe ostali korisnici mogu da lajkuju ili šeruju određeni post ili fajl.

Na primer vi kao direktor kompanije bi mogli da izaberete jedan dan u nedelji kada ćete odgovarati na pitanja zaposlenih. Pomoću Yammer-a možete postaviti post kojim ćete obavestit zaposlene da mogu da postave pitanja u delu ispod posta.

U okviru Yammer-a postoje i grupe koje možete iskoristit za grupisanje tema. Npr. možete napraviti grupu EDU u kojoj će se nalaziti radna uputstva i drugi edukativni materijali neophodni vašim zaposlenima.

Ukoliko razmišljate o uvođenju Office 365 u vašu kompaniju kontaktirajte nas putem kontakt forme koja se nalazi ispod a mi ćemo uraditi procenu koji paket Office-a 365 najviše odgovara vašim potrebama. U polju za komentar upišite katak opis vaših potreba, a mi ćemo vas obavestiti koje rešenje je najpogodnije za vas.

[easy_contact_forms fid=2]