Zašto je dobro da klijent i knjigovodstvo imaju isti poslovni softver?

Ukoliko ste kompanija koja ima eksterno knjigovodstvo, samostalno radite delimičnu obradu podataka ili možda samo vršite fakturisanje dok vam spoljno knjigovodstvo završava i finansijski i robni deo poslovanja, velika je verovatnoća da radite na jedan od sledećih načina:

 

100% knjigovodstvo

 

 

 

Ovaj model saradnje je često prihvaćen kod mikro i malih kompanija koje nemaju veliki broj različitih artikala ili se bave isključivo uslugama i koje nemaju finansijskih niti ljudskih resursa, a ni pravih alata( knjigovodstveni program ) da samostalno obavljaju neophodne radnje u robnom delu. Ovakvim tipovima kompanija je isplativije da se, uz nešto veće iznose knjigovodstvenih usluga, celokupno poslovanje operativno prebaci kod knjigovodstvenog servisa , dok firma samostalno samo fakturiše.

Šta je tu problem?

U idealnim slučajevima, ovaj modalitet saradnje može biti dobar, ali postoji previše situacija u praksi kada može doći do velikih problema:

• Prerasli ste knjigovodstveni servis i samim tim računovodstveni servis ne može da vas isprati do kraja
• Računovodstveni servis je ostao bez resursa i ne može dodatno da isprati vaše robno poslovanje
• Vi nemate kontrolu nad podacima i ne znate nikada računovodstveno stanje u realnom vremenu
• Uvek ste u obavezi fizičkog dostavljanja dokumentacije računovodstvenom servisu
• Dokumentacija kasni, ne stiže na vreme ili ste je izgubili, a računovodstveni servis ništa ne želi da radi dok ne dobije original

Šta su posledice ovakvog poslovanja?

Iz desetogodišnje prakse uvođenja informacionih rešenja – poslovnog softvera, možemo sumirati par ključnih posledica ovakvog sistema rada:

• Nemanje realne slike o računovodstvenim stanjima zaliha u odnosu na stvarne zalihe
• Postojanje kašnjenja u obradi podataka u odnosu na realna poslovna dešavanja
• Iskrivljena slika priliva i odliva novca
• Jako teška promena knjigovodstvenog servisa koji drži celokupnu kontrolu
• Veliki godišnji finansijski i vremenski troškovi prenosa dokumentacije

 

Robni deo vi, finansije knjigovodstvo, u različitim poslovnim softverima

 

Nakon gore pomenutog modeliteta rada sa spoljnim računovodstvenim servisom, najčešći slučaj u praksi je podela rada – vi radite robni, a knjigovodstvo finansijski deo.

Kako to izgleda u praksi?

1. Ulazne dokumente obrađujete vi
2. Kalkulacije i prijem robe na stanje je vaša obaveza
3. Nivelacije, cenovnici i klasifikacija robe je vaša radost
4. Fakturisanje i izvodi su vam dnevne aktivnosti

A knjigovodstvo:

1. Knjiži i vrši proveru PDV-a
2. Radi obračun plata i vodi registar osnovnih sredstava
3. Obavlja svoju magiju

A šta je ovde glavni problem?

U ovom modalitetu saradnje, glavni nedostaci rada ogledaju se kroz:

1. Nemanje jedinstvene baze podataka i šifara (kupaca, dobavljača, artikala)
2. Nemanje kontrole nad poslovanjem u realnom vremenu
3. Neophodnost uvoza – izvoza podataka ili dostavljanje putem email-a, USB-a….
4. Postojanje vremenske razlike između obrade podataka na relaciji vi i računovodstveni servis

A šta su posledice ovakvog rada?

1. Mogućnost dupliranja šifara ili grešaka prilikom otvaranja novih što dovodi do loših podataka o kupcima, dobavljačima, artiklima
2. Kreiranje loših i nepotpunih baza podataka koje nisu identične i koje stvaraju nelogičost u poslovanju i samim tim uzrokuju nastankom uskih grla i vraćanju na već odrađene poslove
3. Mogućnost lošeg rasknjiženja robe, što dovodi do netačnih zaliha i viškova/manjkova
4. Otežana kontrola grešaka i mogućnost uočavanja greške tek nakon predaje zakonski obaveznih dokumenata
5. Konstantan vremenski razmak između operativne obrade podataka i knjiženja što usporava celokupno poslovanje

Samo posledice i problemi, a šta je prednost?

Ok, postoji i prednost u odnosu na prvi slučaj gde računovodstveni servis radi 100%, a ona se ogleda kroz:

• Kontrolu realnih robnih zaliha samostalno
• Lakšu komunikaciju sa računovodstvenim servisom i brži povrat informacija
• Ređe dostavljanje poslovne dokumentacije računovodstvenom servisu
• Lakša promena računovodstvenog servisa

 

Robni deo vi, finansije knjigovodstvo, ali u ISTIM knjigovodstvenim programima

 

 

Poslednji modalitet saradnje na relaciji računovodstveni servis i klijent se oslikava kroz obostranu podelu rada, ali putem istog informacionog sistema.

Kako to izgleda u praksi?

1. Vi ste zaduženi za robnu evidenciju  – ulaz, kalkulacije, nivelacije, fakturisanja
2. Vi ste zaduženi za adekvatan unos podataka o kupcima, dobavljačima, artiklima

A knjigovodstvo knjiži sve podatke i radi finansijsku kontrolu.

Ok, a u čemu je onda razlika između slučaja 2 i 3?

Suštinska razlika između slučaja 2 i 3 se ogleda u tome što vi i vaš računovodstveni servis radite nad istim podacima u realnom vremenu, putem jedinstvenog informacionog sistema u Cloud-u, što u praksi izgleda ovako:

• Čim otvorite šifru, ona postaje jedinstvena za vas i vaš računovodstveni servis
• Čim unesete artikal na stanje, računovodstvo istog trenutka vidi ulazni dokument
• Čim računovodstvo proknjiži dokument, vi ga vidite u knjigama

I sve to u realnom vremenu!

Šta se dobija ovakvim sistemom rada?

Ključni benefiti koji se dobijaju ovakvim modalitet saradnje su:

• Otklanjanje duplih unosa podataka
• Otklanjanje mogućnosti da se jedan isti podataka unese različito na dva mesta
• Svi poslovni podaci su u realnom vremenu i dobijate situaciju u kojoj se spoljni računovodstveni servis ponaša kao interno računovodstvo
• Laku i jednostavnu zamenu računovodstvenog servisa
• Sporadičnu i usputnu dostavu dokumentacije knjigovodstvu

A finalni rezultat se u praksi može ogledati kroz:

• Mogućnost skaliranja firme i nesmetanog rasta uz održivu cenu računovodstvenih usluga
• Uštedu u vremenu i ljudskim resursima
• Uštedu u novcu i transferu dokumentacije

Ako želite da saznate koliko biste uštedeli ovakvim sistemom rada, budite slobodni da popunite formular, procena je besplatna!

[easy_contact_forms fid=2]