Šta pitati dobavljača za ERP ili knjigovodstveni softver prilikom odabira rešenja?

Uvođenje ERP rešenja i implementacija poslovnih procesa kroz novi informacioni sistem predstavlja rad na internom organizovanju kompanije i reorganizaciji poslovanja. Ukoliko se proces implementacije ERP sistema ne sprovede kroz jasno definisane korake, može predstavljati bolan trenutak za kompaniju.

 

Veliki broj problema prilikom uvođenja ERP rešenja uzrokuje sama nefleksibilnost  odabranog informacionog sistema i nemogućnost prilagođavanja , odnosno nemogućnost adekvatne implementacije ustaljenih poslovnih procesa kompanije, te se realni poslovni procesi iz prakse ne oslikavaju na idealan način u budući sistem i finalni rezultati ne dostižu očekivanja obe strane – izostaje kompromis.

 

Ono što je karakteristično za ovakve slučajeve je to da kompanije koje uvode sistem (sistem integratori) i kompanije koje sistem primenjuju (firme korisnici) zajedno dođu u ne baš idealne situacije u kojima se sam proces uvođenja novog informacionog sistema pretvori – umesto u boljitak kompanije koja treba sistem da primeni – u veliki problem.

 

Ovakva dešavanja  u procesu implementacije novih softvera uzrokuje zastoj u redovnim aktivnostima kompanije i u finalnom činu dovodi do probijanja finansijskih i terminskih budžeta i rokova, uz konstantne „nasilne“ pokušaje da kompaniju korisnika sistema približe standatnim opcijama ERP rešenja i utiču u velikoj meri na reorganizaciju poslovnih procesa koji možda ne iziskuju promenu, što zna biti izuzetno „bolno“, pogotovu kod dinamičnih firmi.

 

Koji su glavni uzroci neuspele implementacije ERP rešenja?

 

Kao što smo naveli, jedan od ključnih razloga neuspešnih  implementacija informacionih sistema je nefleksibilnost novog sistema prilagođavanju postojećim poslovnim procesima i adekvatnom iskorišćenju mogućnosti.

Kako biste na vreme mogli da prepoznate koji su potencijalni problemi koji mogu da vas sačekaju u procesu implementacije novog informacionog sistema, potrebno je da sa vašim budućim dobavljačem ERP softvera prođete kroz nekoliko ključnih kriterijuma i utvrdite kakvo je njihovo iskustvo po pitanju:

• Implementacije nedovoljno jasnih poslovni procesa njihovo sprovođenja unutar organizacije kroz novi softver – „know how“ kod firmi sličnim vašoj
• (NE)Fleksibilnosti softverskog rešenja po pitanju velikog broja različitih procesa i koja bi bila ograničenja budućeg sistema ukoliko je prilagođavanje standardnih opcija neophodno
• Kakav je kvalitet i kvantitet korisničkih upustava za rad u ERP sistemu i dokumentovanosti promenjenih poslovnih procesa – da li su opšti ili namenski
• Pravljenje korisničke i tehničke dokumentacije prilikom svih faza projekta
• Koje su (NE)mogućnost korigovanja postavljenih poslovnih procesa nakon završetka implementacije

 

Na koji način se ovi problemi mogu izbeći u fazi odabira sistema?

 

Prilikom odabira ERP rešenja, kompanije trebaju imati u vidu da veliki broj faktora može uticati na kvalitetnu implementaciju i dugogodišnje iskorišćenje ERP sistema. Sama finalna odluka zahteva analizu ključnih parametara  ERP sistema i analizu izvodljivosti primene novog informacionog rešenja, gde finalni rezultat treba doneti odgovore na sledeća pitanja:

• Na koji način je koncipiran razvoj ERP rešenja po pitanju otvorenosti aplikacije za dorade?
• Da li postoji spisak tehnoloških procedura koja čine rešenje i da li su javno dostupne?
• Da li softver ima unapred definisane poslovne procese i radne tokove (work flow)?
• Da li softver ima nadogradnje koje su vama neophodne (npr. prodajni sajt, softver za magacinsko poslovanje…)
• Da li postoje video tutorijali ili pisana upustva koja korisnicima mogu pomoći u radu?
• Da li sistem dozvoljava reinženjering poslovnih procesa?

 

Šta odgovori na ova pitanja znače za korisnike ERP-a?

Gore pomenuta pitanja budućim korisnicima ERP sistema daju strateške odgovore o dugodočnosti potencijala korišćenja novog informacionog sistema koje mogu uporediti sa svojom poslovnom strategijom, kako bi se utvrdila 4 ključna pravca i osigurala odluka:

• Strateški razvoj aplikacije od strane proizvođača softvera i da li u budućnosti može zadovoljiti potrebe korisnika
• Mogućnost nadogradnje sistema srodnim softverskim alatima u skladu sa strateškim potrebama kompanije i širenjem poslovanja
• Mogućnost samostalnosti u radu korisnika
• Mogućnost korišćenja internih resursa prilikom prilagođavanja sistema i optimizaciji troškova implementacije

 

Kako da znate da li informacioni sistem koji razmatrate dugoročno zadovoljava potrebe vaše kompanije?

Zakažite besplatnu jednodnevnu analizu vaše kompanije:

[easy_contact_forms fid=14]